Pracom zgromadzenia w imieniu papieża na zmianę przewodniczyli: patriarcha Babilonu i zwierzchnik Kościoła katolicko-chaldejskiego w Iraku, kard. Louis Raphaël Sako; arcybiskup Toamasiny na Madagaskarze, kard. Désiré Tsarahazana, arcybiskup Yangonu w Mjanmie, kard. Charles Maung Bo oraz arcybiskup Port Moresby w Papui Nowej Gwinei, kard. John Ribat.

Z kolei relatorem generalnym (który przedstawił relację wprowadzającą w tematykę obrad, a na ich zakończenie je podsumował oraz sformułował propozycje synodu dla papieża) był przewodniczący episkopatu Brazylii, kard. Sérgio da Rochę. Dwóch włoskich teologów – ks. Giacomo Costa SJ i ks. Rossano Sala SDB było sekretarzami specjalnymi zgromadzenia. Ich rolą była współpraca z relatorem generalnym, a także koordynacja pracy synodalnych ekspertów.

Podstawą do dyskusji był przedstawiony w czerwcu br. „Instrumentum laboris” (dokument roboczy). 52-stronicowy dokument, sformułowany według zasad chrześcijańskiego rozeznawania, zawierał refleksje nt. współczesnej młodzieży i jasno przedstawiał cele październikowych obrad biskupów i ich znaczenie dla całego Kościoła. Był to rezultat wielu konsultacji: seminarium nt. młodzieży, które odbyło się we wrześniu 2017 r. w Rzymie, konsultacji online, młodzieżowego spotkania przedsynodalnego w marcu br. z udziałem ok. 300 osób zebranych w Rzymie i 50 tys. młodych online. Pod uwagę wzięto także wiele informacji i refleksji, które młodzi ludzie przesyłali bezpośrednio do Sekretariatu Synodu – zarówno w formie opracowanych ankiet, jak i innych refleksji. Tak więc to sami młodzi, którzy skorzystali z tej formy zabrania głosu, są autorami wielu uwag zawartych w dokumencie.

Trzema wątkami porządkującymi refleksję nt. młodzieży, zawartą w „Instrumentum laboris” były: poznanie, interpretacja i dokonanie wyboru – trzy kroki charakterystyczne dla praktyki rozeznawania duchowego. W oparciu o trzy słowa-klucze, autorzy dokumentu roboczego zaproponowali następujący porządek refleksji: w pierwszym rozdziale przyjrzenie się rzeczywistości, w jakiej żyją młodzi ludzie i sposoby, jakimi posługuje się Kościół, by wyjść im naprzeciw. W drugim - pogłębienie refleksji nt. rozwijania wiary i rozeznawania powołania współczesnej młodzieży. Trzecia część była refleksją nad narzędziami i zadaniami, jakie w tym zakresie stoją przed Kościołem.

W zgromadzeniu synodalnym wzięli udział zwierzchnicy katolickich Kościołów wschodnich i biskupi wybrani przez ich Synody Biskupów, biskupi wybrani przez konferencje episkopatów z całego świata, 10 zakonników - przedstawicieli Unii Przełożonych Generalnych, szefowie dykasterii kurii rzymskiej oraz biskupi wyznaczeni przez papieża. W sumie obecnych było 268 ojców synodalnych (w tym, po raz pierwszy w historii, dwóch z Chin): 31 z urzędu, 183 z wyboru i 41 z nominacji papieskiej. Było wśród nich 50 kardynałów. 23 ekspertów służyło pomocą sekretariatowi zgromadzenia. Obecnych też było 49 audytorek i audytorów z całego świata, w tym 34 osoby w wieku 18-29 lat. Mieli oni prawo wypowiadania się, lecz nie uczestniczyli w głosowaniach. Tradycyjnie też przybyli tzw. delegaci braterscy z innych Kościołów i wspólnot kościelnych (było ich sześciu) oraz jeden gość specjalny - br. Alois z Taizé.

Polskę na zgromadzeniu reprezentowało czterech biskupów. Abp Stanisław Gądecki, przewodniczący Konferencji Episkopatu Polski (KEP) i wiceprzewodniczący Rady Konferencji Biskupich Europy (CCEE); abp Grzegorz Ryś metropolita łódzki i przewodniczący Rady KEP ds. Nowej Ewangelizacji oraz bp Marek Solarczyk, przewodniczący Rady KEP ds. Duszpasterstwa Młodzieży byli delegatami Konferencji Episkopatu Polski. Z kolei bp Marian Florczyk, delegat KEP ds. Duszpasterstwa Sportowców brał udział w zgromadzeniu synodalnym z nominacji papieskiej.

W obradach synodu uczestniczyli też inni Polacy, posługujący w Kościele na świecie. Są to: bp Stanisław Jan Dziuba OSPPE z diecezji Umzimkulu w Republice Południowej Afryki, bp Zbigniew Tadeusz Kusy OFM z diecezji Kara-Bandoro w Republice Środkowoafrykańskiej, bp Stanisław Dowlaszewicz OFM Conv. z diecezji Santa Cruz de la Sierra w Boliwii, arcybiskup mińsko-mohylewski Tadeusz Kondrusiewicz z Białorusi, arcybiskup Rygi Zbigniew Stankiewicz z Łotwy, a także abp Mieczysław Mokrzycki, przewodniczący katolickiej Episkopatu Ukrainy.

W swoim wystąpieniu w auli synodalnej abp Gądecki mówił o ideologii ponowoczesnej i sekularyzmie, które otaczają współczesną młodzież. Bp Solarczyk przedstawił spostrzeżenia odnoszące się do nauczania religii w szkole. Abp Ryś omówił formy i wyzwania ewangelizacyjne w duszpasterstwie młodzieży. Natomiast bp Florczyk opowiedział o młodzieży w perspektywie duszpasterstwa sportu. Zgodnie z przyjętą formułą obrad Synodu Biskupów, każdy z uczestników ma możliwość wygłoszenia czterominutowego przemówienia, nawiązującego do treści zawartych w „Instrumentum laboris”.

Ojcowie synodalni spotykali się podczas kongregacji generalnych, gdzie słuchali wystąpień uczestników, oraz w 14 małych grupach językowych, gdzie toczyli dyskusje. Relacje z tych debat zostały przedstawione podczas kongregacji generalnych. Na ich podstawie komitet redakcyjny napisał dokument końcowy zgromadzenia, zawierający konkretne propozycje dla papieża, z których może on skorzystać przy pisaniu ewentualnej posynodalnej adhortacji apostolskiej. Każdy z paragrafów i rozdziałów dokumentu końcowego poddano pod dyskusję w ostatnim tygodniu obrad, po czym nad nim głosowano.

W skład komitetu redakcyjnego weszli: z urzędu - relator generalny zgromadzenia, dwaj sekretarze specjalni zgromadzenia, sekretarz generalny Synodu Biskupów kard. Lorenzo Baldisseri, z wyboru - pięciu przedstawicieli kontynentów: kard. Peter Turkson z Afryki, kard. Carlos Aguiar Retes z Ameryki, kard. Oswald Gracias z Azji, abp Bruno Forte z Europy i abp Peter Comensoli z Oceanii, a z nominacji papieskiej - arcybiskup większy Światosław Szewczuk z Ukrainy, sekretarz Dykasterii ds. Świeckich, Rodziny i Życia ks. Alexandre Awi Mello i ks. Eduardo Gonzalo Redondo, kierujący duszpasterstwem młodzieży na Kubie.

Osobny komitet zredagował krótki list do młodzieży, odczytany 28 października w dniu zakończenia zgromadzenia synodalnego.

W sumie podczas kongregacji generalnych przemawiało 240 ojców i 32 audytorów, a w ramach tzw. wolnych wniosków, na które był czas pod koniec popołudniowych obrad, głos zabrało 69 ojców i 13 audytorów.